Các Nguyên tắc chống hội lộ trong kinh doanh (Tổ chức Minh bạch Quốc tế)ASEAN

Các Nguyên tắc chống hội lộ trong kinh doanh (Tổ chức Minh bạch Quốc tế)

I. Giới thiệu
Các Nguyên tắc Kinh doanh chống hối lộ là một sáng kiến nhiều bên, do các công ty,các tổ chức phi chính phủ và các tổ chức công đoàn tham gia xây dựng nên; đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng các phương pháp tiếp cận hiệu quả nhằm chống hối lộ trong tất cả các hoạt động của mình.
Việc thực hiện chương trình chống hối lộ không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện giá trị liêm chính và trách nhiệm của mình mà còn để ngăn chặn nguy cơ hối lộ. Nguy cơ này biểu hiện khác nhau trong các ngành nghề và doanh nghiệp khác nhau nhưng không doanh nghiệp nào có thể bảo đảm rằng mình không chịu nguy cơ. Một chương trình chống hối lộ hiệu quả không chỉ giúp củng cố uy tín doanh nghiệp mà còn giúp tạo lập sự tôn trọng của nhân viên, tăng niềm tin của các bên liên quan và hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thực hiện cam kết về trách nhiệm của mình.
Các Nguyên tắc chống Hối lộ trong Kinh doanh là một mô hình tốt về chính sách và chương trình phòng chống hối lộ trong doanh nghiệp, áp dụng để chống hối lộ quan chức nhà nước cũng như trong các giao dịch kinh doanh giữa tư nhân với tư nhân. Mục đích của các Nguyên tắc chống Hối lộ trong Kinh doanh là cung cấp cho doanh nghiệp những hướng dẫn thiết thực về phòng chống hối lộ và tạo ra một sân chơi bình đẳng hơn. TI đã soạn thảo một tài liệu hướng dẫn trong đó nêu rõ lý do chính của việc xây dựng nên các Nguyên tắc Kinh doanh này, đưa ra một số lời khuyên cho việc triển khai, ý kiến thảo luận và thông tin chi tiết về các chủ đề chính.
Các Nguyên tắc Kinh doanh được xuất bản lần đầu năm 2003 và tái bản năm 2009, có một số thay đổi nhỏ cho phù hợp với sự phát triển thực tiễn trong một số lĩnh vực chính, và đảm bảo Các Nguyên tắc chống Hối lộ trong Kinh doanh phù hợp với các nguyên tắc phòng chống hối lộ cơ bản khác như các quy tắc ứng xử của Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) và các nguyên tắc phòng chống hối lộ của PACI. Phần sửa đổi chủ yếu ở các điều khoản mở rộng về liên doanh, liên kết. Bản tái bản các Nguyên tắc chống Hối lộ trong Kinh doanh cũng phản ánh nhu cầu ngày càng cao về thông tin và nâng cao uy tín thông qua việc nhấn mạnh về việc báo cáo công khai các hệ thống phòng chống hối lộ và đưa ra quy định về kiểm tra độc lập cho các chương trình phòng chống hối lộ.
2 CÁC NGUYÊN TẮC CHỐNG HỐI
LỘ TRONG KINH DOANH
• Doanh nghiệp sẽ ngăn chặn hối lộ dưới bất kỳ hình thức nào,
trực tiếp hoặc gián tiếp
• Doanh nghiệp sẽ cam kết thực hiện một chương trình3 chống
hối lộ
Các Nguyên tắc chống Hối lộ trong Kinh doanh dựa trên một bản cam kết về những giá trị cơ bản của tính liêm chính, minh bạch và trách nhiệm giải trình.
Các doanh nghiệp cần tạo ra và duy trì một văn hóa làm việc nội bộ dựa trên lòng tin mà ở đó hối lộ không bao giờ được dung thứ.
3. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CHỐNG HỐI LỘ
3.1 Mỗi doanh nghiệp cần xây dựng một chương trình qui định rõ ràng, chi tiết và hợp lý các giá trị, chính sách cũng như thủ tục nhằm phòng chống hối lộ trong tất cả các hoạt động của mình vớisự kiểm soát hiệu quả của doanh nghiệp.
3.2 Chương trình cần được thiết kế phù hợp để phản ánh điều kiện và văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp, có tính đến các yếu tố rủi ro như quy mô, ngành nghề kinh doanh, tính chất kinh doanh và địa điểm hoạt động.
3.3 Chương trình cần phù hợp với tất cả các điều luật liên quan đến phòng chống hối lộ trong tất cả các môi trường pháp lý mà doanh nghiệp tham gia kinh doanh.
3.4 Trong quá trình xây dựng chương trình, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến cán bộ nhân viên, tổ chức công đoàn và các cơ quan khác đại diện cho người lao động.
3.5 Doanh nghiệp cần đảm bảo nắm được các vấn đề đối nội cũng như đối ngoại để chương trình được xây dựng và thực hiện một cách hiệu quả, đặc biệt là thông lệ tốt bao gồm sự phối hợp với các bên liên quan.
4. PHẠM VI CHƯƠNG TRÌNH
Doanh nghiệp cần tiến hành phân tích để xác định các lĩnh vực có nguy cơ hối lộ cao nhất, trên cơ sở đó xây dựng và thực hiện chương trình phòng chống hối lộ của mình một cách phù hợp.
Chương trình cần tập trung vào những hình thức hối lộ phổ biến nhất có liên quan tới doanh nghiệp, nhưng tối thiểu cần bao trùm các lĩnh vực sau:
4.1 Hối lộ
4.1.1 Doanh nghiệp cần cấm tất cả mọi hình thức hối lộ, dù trực tiếp hay thông qua bên thứ ba.
4.1.2 Doanh nghiệp cũng cần cấm nhân viên của mình gạ gẫm, dàn xếp hoặc nhận hối lộ nhằm kiếm lợi cho bản thân hoặc cho gia đình, bạn bè, đồng minh hoặc người quen.
4.2 Ủng hộ chính trị
4.2.1 Doanh nghiệp, các nhân viên hoặc đại lý của doanh nghiệp không được trực tiếp hoặc gián tiếp đóng góp cho các đảng phái chính trị hoặc các tổ chức, cá nhân tham gia chính trị với mục đích đạt được ưu thế trong các giao dịch kinh doanh.
4.2.2 Doanh nghiệp cần công khai tất cả các khoản ủng hộ chính trị của mình.
4.3 Đóng góp từ thiện và tài trợ
4.3.1 Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các khoản đóng góp từ thiện và tài trợ của mình không được sử dụng như một mánh khóe hối lộ.
4.3.2 Doanh nghiệp cần công khai tất cả các khoản đóng góp từ thiện và tài trợ của mình.
4.4 Các khoản “bôi trơn”
4.4.1 Nếu nhận thức được rằng các khoản “bôi trơn”3 là hối lộ thì doanh nghiệp cần tìm cách nhận diện và loại bỏ chúng.
4.5 Quà tặng, tiếp khách và các chi phí khác
4.5.1 Doanh nghiệp cần cấm việc tặng hoặc nhận quà, mời hoặc nhận lời mời chiêu đãi và các chi phí khác nếu những việc làm này có thể ảnh hưởng hoặc được cho là sẽ ảnh hưởng tới kết quả giao dịch kinh doanh theo cách không hợp lý hoặc không chân thật.
5 CÁC YÊU CẦU THỰC HIỆN
Dưới đây là phần trình bày những yêu cầu tối thiểu đối với các doanh nghiệp khi thực hiện chương trình phòng chống hối lộ
5.1 Tổ chức và trách nhiệm
5.1.1 Ban giám đốc hoặc một bộ phận tương đương cần cam kết một chính sách và chương trình phòng chống hối lộ dựa trên các Nguyên tắc chống Hối lộ trong Kinh doanh, đồng thời bố trí lãnh đạo, nguồn lực và ủng hộ tích cực bộ phận này trong việc thực hiện chương trình.
5.1.2 Giám đốc điều hành chịu trách nhiệm đảm bảo chương trình được thực hiện nhất quán với những qui định rõ ràng về thẩm quyền.
5.1.3 Ban giám đốc hoặc bộ phận tương đương, giám đốc điều hành và ban quản trị cần chứng tỏ cam kết rõ ràng, tích cực của họ đối với việc thực hiện chương trình phòng chống hối lộ của doanh nghiệp.
5.1.4 Doanh nghiệp cần buộc các giám đốc phải tuân theo chương trình này và áp dụng các chế tài phù hợp đối với những vi phạm.
5.2 Các quan hệ kinh doanh
5.2.1 Các chi nhánh công ty và các đối tượng khác Doanh nghiệp cần áp dụng chương trình phòng chống hối lộ của mình đối với tất cả các đối tượng kinh doanh mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được, đồng thời sử dụng ảnh hưởng của mình để khuyến khích việc áp dụng chương trình tương tự với các đối tượng kinh doanh khác mà doanh nghiệp đang đầu tư hoặc có quan hệ kinh doanh.
5.2.2 Liên doanh, liên kết
5.2.2.1 Doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá thẩm định đối tác trước khi tham gia vào một liên doanh hay liên kết.
5.2.2.2 Doanh nghiệp cần đảm bảo các đơn vị liên doanh hay liên kết mà doanh nghiệp có quyền kiểm soát cũng có chương trình phòng chống hối lộ phù hợp với tiêu chí của mình.
5.2.2.3 Trường hợp không thể kiểm soát hiệu quả đơn vị liên doanh, liên kết, doanh nghiệp cần phổ biến chương trình phòng chống hối lộ của mình cho các đối tác khác trong liên doanh biết và khuyến khích họ thông qua một chương trình tương tự cho hoạt động của liên doanh sao cho phù hợp với tiêu chí của doanh nghiệp.
5.2.2.4 Doanh nghiệp cần giám sát các chương trình và hoạt động của liên doanh, liên kết; trường hợp các chính sách và hoạt động của liên doanh, liên kết không phù hợp với chương trình của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần có những biện pháp hành động thích hợp, ví dụ như: yêu cầu khắc phục thiếu sót trong việc thực hiện chương trình phòng chống hối lộ; áp dụng chế tài; hoặc dừng tham gia vào liên doanh, liên kết.
5.2.2.5 Trường hợp doanh nghiệp không thể đảm bảo rằng liên doanh, liên kết có một chương trình phù hợp với mình thì cần có kế hoạch rút khỏi liên doanh, liên kết đó nếu phát hiện có hối lộ hoặc có lý do xác đáng để cho rằng đã có hối lộ.
5.2.3 Đại lý và những người trung gian
5.2.3.1 Doanh nghiệp không nên thực hiện các khoản thanh toán không hợp lệ thông qua đại lý hoặc những người trung gian.
5.2.3.2 Doanh nghiệp cần kiểm tra thẩm định và lưu trữ cẩn thậntài liệu này trước khi chỉ định đại lý hoặc những người trung gian.
5.2.3.3 Mọi thỏa thuận với đại lý hoặc người trung gian cần được cấp quản lý duyệt trước.
5.2.3.4 Tiền hoa hồng cho đại lý hoặc những người trung gian phải hợp lý và chính đáng, trả đúng cho các dịch vụ mà họ đã cung cấp.
5.2.3.5 Các đại lý và những người trung gian cần ký thỏa thuận đồng ý tuân thủ chương trình của doanh nghiệp, được hướng dẫn và giải thích bằng văn bản về trách nhiệm và bổn phận của họ.
5.2.3.6 Doanh nghiệp cần ký thỏa thuận yêu cầu đại lý và những người trung gian của mình lưu giữ sổ sách và biên bản hợp lệ để doanh nghiệp, cơ quan kiểm toán hoặc các cơ quan điều tra có thể kiểm tra bất cứ lúc nào.
5.2.3.7 Các mối quan hệ cần được chứng minh bằng văn bản.
5.2.3.8 Doanh nghiệp cần giám sát hành vi của đại lý và những người trung gian đồng thời có quyền chấm dứt hợp đồng với những đại lý và người trung gian nào bị phát hiện đã hối lộ hoặc vi phạm chương trình phòng chống hối lộ của doanh nghiệp.
5.2.4 Các nhà thầu và nhà cung cấp
5.2.4.1 Doanh nghiệp cần tiến hành các hoạt động mua sắm một cách công bằng và minh bạch.
5.2.4.2 Doanh nghiệp cần tránh giao dịch với các nhà thầu và nhà cung cấp đã được biết hoặc có lý do xác đáng để nghi ngờ có liên quan đến hối lộ. Doanh nghiệp cần hết sức thận trọng trong việc đánh giá thẩm định các nhà thầu và nhà cung cấp để đảm bảo họ cũng có chương trình phòng chống hối lộ hiệu quả.
5.2.4.3 Doanh nghiệp cần công khai các chính sách chống hối lộ của mình với các nhà thầu và nhà cung cấp.
5.2.4.4 Doanh nghiệp cần định kỳ kiểm tra các nhà thầu và nhà cung cấp chính để cân nhắc các mối quan hệ với họ và có quyền chấm dứt quan hệ trong trường hợp phát hiện ra hành vi hối lộ hoặc vi phạm chương trình phòng chống hối lộ của doanh nghiệp.
5.3 Nguồn nhân lực
5.3.1 Các hoạt động về nguồn nhân lực, bao gồm tuyển dụng, thăng chức, đào tạo, đánh giá việc thực hiện, trả công và khen thưởng, cần phản ánh được những cam kết của doanh nghiệp đối với chương trình.
5.3.2 Các chính sách và hoạt động về nguồn nhân lực liên quan đến chương trình cần được xây dựng và thực hiện trên cơ sở có sự tham khảo ý kiến của những người lao động, công đoàn và các cơ quan khác đại diện cho người lao động.
5.3.3 Doanh nghiệp cần nêu rõ là sẽ không có người lao động nào bị cách chức, bị phạt hoặc phải chịu những hậu quả bất lợi vì việc từ chối đưa hối lộ, kể cả trong trường hợp sự từ chối ấy có thể gây thiệt hại cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
5.3.4 Doanh nghiệp cần buộc nhân viên phải tuân theo chương trình phòng chống hối lội của mình và áp dụng các hình phạt thích hợp đối với những hành vi vi phạm.
5.4 Đào tạo
5.4.1 Các giám đốc, người quản lý, nhân viên và đại lý cần được tập huấn về chương trình phòng chống hối lộ của công ty.
5.4.2 Trong một số trường hợp, các nhà thầu và nhà cung cấp cũng cần được tập huấn về chương trình này.
5.5 Nêu quan ngại và yêu cầu được hướng dẫn
5.5.1 Để đảm bảo hiệu quả, chương trình cần dựa vào đội ngũ nhân viên và những đối tượng khác để phát hiện các vấn đề và vi phạm một cách sớm nhất có thể. Để làm được việc này, doanh nghiệp cần đưa ra những đảm bảo cũng như các kênh tiếp nhận thông tin, qua đó nhân viên và những đối tượng khác có thể yên tâm bày tỏ quan ngại và báo cáo những trường hợp vi phạm (“người tố giác”) mà không sợ bị trả thù.
5.5.2 Ngoài các kênh nêu trên, cũng cần có các kênh thông tin khác hướng dẫn nhân viên trong việc thực hiện chương trình phòng chống hối lộ của công ty.
5.6 Thông tin
5.6.1 Doanh nghiệp cần thiết lập các kênh thông tin nội bộ và bên ngoài hiệu quả cho chương trình.
5.6.2 Doanh nghiệp cần công khai các thông tin về chương trình chống hối lộ của mình, kể cả các hệ thống quản lý được dùng để đảm bảo việc thực hiện chương trình.
5.6.3 Doanh nghiệp cần cởi mở đón nhận các thông tin từ những bên liên quan đến
5.7 Kiểm soát nội bộ và lưu giữ sổ sách
5.7.1 Doanh nghiệp cần thiết lập và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả để phòng chống hối lộ, bao gồm kiểm tra và cân đối về tài chính và tổ chức, đối với các hoạt động kế toán và lưu giữ sổ sách của doanh nghiệp và các quá trình kinh doanh khác liên quan đến chương trình phòng chống hối lộ.
5.7.2 Doanh nghiệp cần đảm bảo việc ghi chép chính xác các sổ sách và biên bản cần thiết để chứng minh được bằng văn bản một cách công bằng và chính xác tất cả các giao dịch tài chính của mình. Doanh nghiệp không nên duy trì các loại sổ sách kế toán không chính thức.
5.7.3 Doanh nghiệp cần đưa ra các hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong công tác kế toán và lưu giữ sổ sách, để thường xuyên xem xét và kiểm toán, đảm bảo việc thiết kế, thực hiện và hiệu quả chương trình phòng chống hối lộ.
5.8 Theo dõi, đánh giá
5.8.1 Doanh nghiệp cần thiết lập các cơ chế thông tin phản hồi và các quy trình nội bộ khác hỗ trợ việc không ngừng hoàn thiện chương trình phòng chống hối lộ. Ban quản trị cấp cao của doanh nghiệp cần kiểm tra chương trình và định kỳ xem xét lại tính thích hợp, tính đầy đủ và tính hiệu quả của chương trình, từ đó giúp cải tiến chương trình một cách phù hợp.
5.8.2 Ban quản trị cấp cao cần báo cáo định kỳ kết quả đánh giá việc thực hiện chương trình cho ủy ban kiểm toán, hội đồng quản trị, hoặc một cơ quan tương đương.
5.8.3 Ủy ban kiểm toán, hội đồng quản trị, hay một cơ quan tương đương cần có báo cáo đánh giá độc lập về tính thích hợp của chương trình và thông báo những phát hiện của mình trong báo cáo hàng năm của doanh nghiệp cho các bên liên quan.
5.9 Kiểm tra và bảo đảm từ bên ngoài
5.9.1 Hội đồngquản trị hoặc bộ phận tương đương cần cân nhắc tiến hành kiểm định hoặc bảo đảm từ bên ngoài cho các hệ thống và chính sách chống hối lộ nhằm đảm bảo hiệu quả của chương trình phòng chống hối lộ.
5.9.2 Trường hợp thực hiện kiểm định và bảo đảm từ bên ngoài, hội đồng quản trị hoặc bộ phận tương đương cần cân nhắc việc công khai hoạt động rà soát từ bên ngoài, cũng như những ý kiến thẩm định và bảo đảm liên quan đến chương trình.

Ban Tuyên giáo Tỉnh đoàn